Langkah Pengorganisasian Manajer Sebuah Organisasi

Jika anda bekerja sebagai manajer sebuah organisasi, maka tugas utama anda adalah mengembangkan organisasi untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cara yang anda inginkan. Bagaimanakah langkah langkah yang akan anda lakukan untuk pelaksanaan (proses) pengorganisasian dalam organisasi anda sehingga pekerjaan dan anggota organisasi menjadi satu kesatuan yang harmonis? 

Dan bentuk struktur organisasi seperti apa yang akan anda gunakan?

Langkah – langkah pengorganisasian yang akan saya lakukan adalah ;

• Merencanakan organisasi berdasarkan tujuan agar bisa memperoleh masukan untuk membantu meningkatkan kinerja organisasi
• Menentukan tugas-tugas utama dan subtugas, kemudian membagi beban pekerjaan secara keseluruhan menjadi berbagai aktivitas yang secara logis dapat dilakukan oleh seorang karyawan sesuai dengaan kompetensi yang dimiliki karyawan agar karyawan tidak bekerja lebih berat dari karyawan dari yang lain
• Membagi pekerjaaan dan menentukan tenaga kerja yang mengisi tugas tersebut (spesialisasi pekerjaan)
• Mengevaluasi hasil dan strategi pembentukan organisasi. Hasil evaluasi tersebut dijadikan sumber informasi untuk meningkatkan kinerja organiasi

Bentuk struktur yang saya gunnakan adalah struktur organisasi lini dan staff 

karena struktur ini sangat mudah dipahami dan sederhana, didalam organisasi ini pimpinan masih bisa mengendalikan secara terpusat apabila organisasi berkembang karena bisnis maju maka memerlukan seorang ahli atau penasehat organisasi. Penasehat ini akan membantu organisasi sebagai input, pengambilan keputusan yang lebih baik dan tepat.

Selanjutnya langkah langkah dalam proses pelaksanaan delegasi (pendelegasian tugas) dengan ;

• Mengadakan analisis lengkap tentang aktivitas suatu pekerjaaan
• Untuk mempermudah langkah tersebut, atasan perlu membuat sebuah formulir yang digunakan untuk menulis semua aktivitas atau kegiatan yang dilakukan atasan dan keputusan yang bisa diambil
• Setelah yakin semua tercatat, lakukan penggolongan pekerjaan yang memboroskan waktu, pekerjaan yang kurang memberikan kontribusi pada perusahaan, peekerjaan yang bisa dihilangkan tanpa berdampak buruk bagi   pestasi dan sasaran perusahaan, dan pekerjaan penting baik yang tidak bisa di delegasikan maupun yang mungkin di delegasikan kepada karyawan
• Setelah selesai mengidentifikasi semua pekerjaan dan mengukur durasi setiap pekerjaan maka atasan dapat memulai mempertanyakan apakah kayawan benar-benar bisa mengerjakan pekerjaan yang diberikan kepadanya
• Pelaksanaan delegasi meliputi proses pelatihan dan pengembangan yang melibatkan semua karyawan. Atasan harus membuat keseimbangan semua beban kerja pada waktu delegasi dilaksanakan. Jangan memberikan semua tugas hanya pada satu orang saja
• Jika karyawan yang dilatih mampu dengan cepat menyerap materi pelatihan yang diberikan, lakukan perbaikan dan umpan balik segera jika terjadi kesalahan dan kurang ketelitian
• Untuk mempermudah pencatatan kemajuan keryawan, atasan perlu membuat catatan berisikan daftar keterampilan yang harus dikuasai dan di lengkapi dengan catatan kemampuan yang belum dan telah dikuasai karyawan
• Apabila atasan  telah yakin bahwa seorang karyawaan menguasai pekerjaan yang akan di delegasikan, maka ia harus memastikan bahwa ia telah memberikan semua informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas
• Gunakan daftar periksa (chek list) untuk memastikan bahwa atasan telah  menjelaskan suatu penugasan dengan rinci dan jelas sebab kegagalan utama pendelegasian adalah kekurang sabaran dan kekurang mampuan mengendalikan diri dalam memberikan pelatihan dan bimbingan