Komunikasi dan Motivasi Organisasi

1. Komunikasi

Pengertian umum dari komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari pemberi pesan kepada penerima pesan.

Fungsi komunikasi :

1. Pengendalian : yaitu menyampaikan peraturan atau aturan yang berlaku
2. Pengembangan motivasi. : memberikan penjelasan tentang setiap hal yang harus dilakukan perusahaan
3. Sarana ungkapan emosional : saluran terpercaya yang bisa menampung berbagai perasaan, keluhan, kekecewaan, dan perasaan puas.

Pemberian informasi

Pemberian informasi kepada seluruh karyawan tentang suatu keputusan melalui saluran komunikasi yang benar

Komunikasi efektif sangat dibutuhkan organisasi, karena :

1.  Mengurangi ketidakpastian
2. Manusia memiliki kemampuan memprediksi suatu kejadian
3. Mendapatkan informasi
4. Menguatkan keyakinan
5. Menggunakan wewenang fungsional
6. Ungkapan emosional
7. Pengendalian

Unsur-unsur komunikasi :

1.  Manusia sebagai komunikator
2. Pesan yang akan dikomunikasikan
3. Saluran komunikasi
4. Metode komunikasi
5. Komunikan atau penerima pesan
6. Gangguan atau distorsi
7.  Konteks
8. Umpan balik

Penghalang komunikasi :

1. Perlindungan
2. Jika informasi dapat menyebabkan karyawan dipecat atasan, maka informasi tidak disampaikan
3.  Pertahanan
4. Menolak informasi yang disampaikan seseorang karena sudah terbentuk emosi penolakan untuk orang tersebut
5. Kecenderungan menghakimi
6. Untuk informasi yang negatif atasan cenderung menilai jelek seseorang sebelum mengeceknya
7. Ekspektasi yang tidak sesuai
8. Kurang waktu

Peranan komunikasi ; 

1. Komunikasi dan perumusan kebijaksanaan ; untuk menghindari salah penafsiran terhadap suatu kebijaksanaan
2. Komunikasi dan pengambilan keputusan : keputusan yang diambil akan efektif jika dikomunikasikan kepada stake holder
3. Komunikasi dan perencanaan : rencana perlu dikomunikasikan agar diketahui
4. Komunikasi dan pengorganisasian ; struktur organisasi bisa saja berubah. Untuk itu perlu dikomunikasikan mengenai visi, misi yang baru kepada anggota
5. Komunikasi dan penggerakan
6. Komunikasi dan pelaksanaan kegiatan operasional : kegiatan operasional adalah kegiatan utama untuk menghasilkan produk.  Untuk itu perlu menggunakan komunikasi yang mudah dicerna dalam pelaksanaan.
7. Komunikasi dan pengawasan : pengawasan adalah untuk melihat apakah berjalan sesuai rencana. Jika tidak dikomunikasikan akan menimbulkan kesalahpahaman
8. Kumunikasi dan penilaian : penilaian adalah untuk mengevaluasi secara menyeluruh untuk perbaikan kebijakan. Oleh karena itu seluruh karyawan perlu dikomunikasikan dengan baik arti pentingnya agar tidak salah paham.

Keberhasilan komunikasi dalam organisasi.

Untuk dapat berhasil dalam komunikasi, diperlukan beberapa langkah yaitu :

1. Penetapan tujuan, tujuan formal maupun informal
2.  Pembuatan dan pelaksanaan keputusan, kepatuhan pelaksanaan yang sudah diputuskan
3. Perekrutan dan pengembangan staf, dilakukan transparan agar tidak menimbulkan dugaan negatif
4. Pengukuran hasil
5. Komunikasi dengan stake holder, agar sesuatu dapat berjalan lancar
6. Proses negosiasi dengan pemasok penyedia dana, agar harga pasokan dapat diturunkan atau mendapat pasokan kualitas baik
7. Proses produksi produk perusahaan
8. Pemahaman tentang peraturan hukum yang berlaku, agar proses produksi sudah memperhatikan sisi hukum dan tidak mengganggu adat, agama, kepentingan masyarakat, atau lingkungan
9. Penerapan komunikasi dua arah ;

•       Mendengar
•       Terbuka
•       Menyamakan persepsi.
•       Komunikasi empat mata.

2. Motivasi

Merupakan konsep yang dimanfaatkan untuk mendeskripsikan berbagai dorongan yang timbul pada atau di dalam individu yang menggerakkan dan mengarahkan perilakunya.

Ada 3 jenis motivasi yaitu :

1. Motivasi karena takut
2. Motivasi karena ingin memperoleh hasil
3. Motivasi karena kekuatan dari dalam.

Teori-teori motivasi.

a. Teori pemuasan kebutuhan

Oleh AbrahamMaslow, yaitu :

• Kebutuhan fisiologis
• Kebutuhan rasa aman
• Kebutuhan rasa memiliki
• Kebutuhan penghargaan
• Kebutuhan aktualisasi diri

b. Teori motivasi proses.

Oleh : Victor Vroom, yaitu :

• Harapan (Expectancy) adalah kemungkinan yang dirasakan seseorang apabila ia melakukan sejumlah usaha tertentu
• Nilai (Valence) atau daya tarik adalah akibat atau perilaku tertentu yang memiliki nilai atau martabat tertentu bagi individu tertentu
• Pertautan (Instrumentality) yaitu persepsi individu bahwa hasil pertama berhubungan dengan hasil berikutnya

c. Teori keadilan atau kesetaraan.

Yaitu individu ingin diperlakukan adil, yaitu upah yang diterima harus sesuai dengan hasil usaha.  Hal ini sulit dan menjadi masalah, karena tiap orang memiliki persepsi yang berbeda tentang rasa adil

d. Teori pengukuhan

Yaitu jika perilaku disertai imbalan, maka seseorang akan termotivasi untuk melakukan sesuatu.

Beberapa prinsip dalam memotivasi karyawan :

1. Prinsip partisipasi
2. Prinsip komunikasi
3. Prinsip mengakui adanya perbedaan individu
4. Prinsip menyesuaikan individu dengan pekerjaan
5. Prinsip mengakui andil bawahan
6. Prinsip mendelegasikan wewenang
7. Prinsip memberi perhatian
8. Prinsip pemberian uang

Dalil-dalil seorang manajer untuk memotivasi orang lain :

1. Motivasi kepada diri sendiri
2. Kecerdasan emosi
3. Empati
4. Memberikan harapan terbaik kepada bawahan yang anda pimpin
5. Pelajari hal-hal serius yang dibutuhkan bawahan
6. Terapkan standar keunggulan yang tinggi
7. Ciptakan suasana dimana kegagalan bukanlah sesuatu yang fatal
8. Dukunglah terus seseorang yang akan melakukan apa yang anda inginkan
9. Gunakan keteladanan untuk merangsang keberhasilan
10.  Jangan ragu memberi pujian atas prestasi
11. Gunakan perpaduan antara pergulatan yang positif dan pergulatan negatif
12. Ciptakan keinginan bersaing
13. Ciptakan kerjasama
14. Kembangkan para pemberontak menjadi pengganti anda
15. Usahakanlah agar motivasi tetap tinggi

Faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi ; 

1. Memahami kebutuhan karyawan
2. Mengidentifikasi apa yang dibutuhkan dan apa yang diinginkan
3. Adanya pujian, pengakuan ataskinerja karyawan
4. Pemanfaatan imbalan jasa uang atas hasil kerja
5. Menyadarkan karyawan bahwa imbalan jasa akan didapat jika hasil kerjanya baik

Teori motivasi dalam aplikasi ; 

1. Manajemen berdasar sasaran
2. Modifikasi perilaku.
3. Program pelibatan karyawan ; Manajemen partisipastif, Partisipasi representati, Lingkaran kualitas
4. Rencanakan kepemilikan saham
5. Program upah variabel
6. Rencanakan upah berdasarkan keterampilan
7. Tunjangan fleksibel
8. Harga sebanding.